发送催告函的步骤如下：在发送催告函之前，明确催告函的目的，例如要求对方尽快付款、提交文件或履行其他义务。催告函应简明扼要，表达清晰，语气正式但礼貌。在函中明确说明对方需要履行的义务，并说明如果对方未能在规定的时间内履行义务，将会产生的后果。